Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Iitti Hockey ry 

Osoite: Tuurikorventie 29, 47490 Mankala

Puhelin: 

Sähköposti: iittihockey(a)gmail.com

Yhteyshenkilö: Ismo Suurnäkki
 

1. Rekisterin nimi

Iitti Hockey ry:n jäsen-, harrastaja- ja toimijarekisteri.

2. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki yhdistyksen jäsenluettelosta), sopimus (seuraan liittyminen ja toimintaan osallistuminen) sekä seuran oikeutettu etu (seuratoiminnan pyörittäminen ja viestintä).

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ja kausimaksujen hallinta ja laskutus.

  • Joukkueiden toiminnan organisointi (pelaajalistat, ottelut, turnaukset).

  • Lisenssien ja vakuutusten hankinta (Suomen Jääkiekkoliitto / Suomisport).

  • Seuran sisäinen tiedotus ja viestintä (esim. harjoitusajat, tapahtumat).

  • Seuran toiminnan tilastointi ja kehittäminen.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan kerätä ja tallentaa seuraavia tietoja:

  • Perustiedot: Nimi, syntymäaika/henkilötunnus (tarvitaan vakuutuksia ja lisenssejä varten), sukupuoli.

  • Yhteystiedot: Osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

  • Huoltajan tiedot (alaikäiset): Huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

  • Joukkue- ja harrastustiedot: Joukkue/ryhmä, pelinumero, rooli seurassa (pelaaja, valmentaja, toimihenkilö), lisenssi- ja vakuutustiedot.

  • Maksutiedot: Laskutustiedot, suoritetut maksut ja mahdolliset maksuviivästykset.

  • Kuvat ja videot: Pelien ja harjoitusten yhteydessä otetut kuvat/videot seuran viestintää ja sosiaalista mediaa varten (erillisellä suostumuksella).

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään säännönmukaisesti:

  • Jäseneltä tai harrastajalta itseltään (tai alaikäisen huoltajalta) ilmoittautumisen, jäsenhakemuksen tai kyselyiden yhteydessä.

  • Seuran käyttämien toiminnanohjaus- ja viestintäjärjestelmien kautta (esim. Jopox, Suomisport tai MyClub).

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain toiminnan kannalta välttämättömille tahoille:

  • Suomen Jääkiekkoliitto ry: Pelipassien, lisenssien ja vakuutusten rekisteröintiä varten.

  • Vakuutusyhtiöt: Tapaturmatilanteissa.

  • Palveluntarjoajat: Seuran käyttämät IT-järjestelmät (esim. nettisivujen ylläpito, laskutusohjelmistot, urheilusovellukset), jotka käsittelevät tietoja seuran lukuun.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos järjestelmätoimittaja käyttää EU:n ulkopuolisia palvelimia, huolehditaan tietosuojan riittävästä tasosta EU-komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC).

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot suojataan asianmukaisesti.

  • Sähköinen aineisto: Rekisteriin on pääsy vain niillä seuran toimihenkilöillä (esim. johtokunta, joukkueenjohtajat, rahastonhoitaja), jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja tarvittaessa kaksivaiheisella tunnistautumisella.

  • Manuaalinen aineisto: Mahdolliset paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tietoturvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Jäsen- ja harrastajatiedot: Säilytetään jäsenyyden tai joukkueessa pelaamisen ajan. Eroamisen jälkeen tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa (viimeistään seuraavan kauden päättyessä), ellei laissa (kuten kirjanpitolaissa) määrätä pidempää säilytysaikaa.

  • Kirjanpitoaineisto: Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä (tai alaikäisen huoltajalla) on oikeus:

  1. Tarkastaa itseään koskevat tiedot.

  2. Vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.

  3. Vaatia tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

  4. Rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa (esim. suoramarkkinointi).

  5. Peruuttaa antamansa suostumus (esimerkiksi valokuvauslupa) milloin tahansa.

  6. Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos kokee, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjällä on oikeus varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Iitti Hockey ry pidättää oikeuden päivittää tätä selostetta toiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista tiedotetaan jäsenille seuran viestintäkanavissa.